你好,大女人

第七章 意外升职

莫菲从家里回到武汉后,恢复了正常的工作和生活,王林很少主动联系莫菲了。叶峰倒是有时候发来消息问候,有时候是发个段子让莫菲乐一下,生活不咸不淡。
这天上班例会之后,行政主管经理刘红把莫菲叫到办公室,问莫菲最近的工作总结和工作计划。这是主管经理指导工作的日常,每月10号,刘经理都会单独把员工喊到办公室,了解部门员工的工作状态。莫菲拿出做好的ppt,一边演示一边讲解,刘经理很满意莫菲认真的态度,思路清晰,数据完整,而且将工作计划也写得很详细。
行政部十几名员工,大多数人交出的工作总结都很简单,他们不会专门制作ppt,一般员工只会拿出自己的上个月的日报,和临时起草的工作计划出来,直接练给刘经理听,更有些老员工凭着自己的小聪明,什么都不拿就能侃上半小时。也不能这样做说不行,毕竟莫菲来之前,甚至刘红来之前,行政部所有员工,也一直都是这么干的。
听完汇报之后,刘经理若有所思的点了点头,问道:“莫菲,你对现在的行政部门工作有什么看法”
莫菲愣了一下,不太理解刘经理为何会这么发问。
“没关系,照实说,你就站在一个员工的角度,说说行政部门工作有哪些做得不好的地方,有什么整改建议,都可以说说看。”刘红看了一下邮箱,有个紧急邮件要回。“给你三分钟时间思考,我先回个邮件。”
莫菲有些头疼了,行政部在刘红的带领下,一切井然有序,这是一个工作能力很强的集体。对于部门工作,她虽然早就有很多想法,但一向不喜得罪人的莫菲从来不好开口说哪里不好,只是自己将工作整理得很仔细,每天工作结束后,还会自己思考一下哪里需要改进,所以莫菲连月报总结也都用心去做得最好。现在刘经理给了她的开口折机会,她也很想将积在心里很多建议都说出来。
“想好了吗”刘经理问。
“嗯,想好了。我先说说部门工作的优点吧。首先,我们部门是一个凝聚力很强的部门,同事之间都很和谐,就象一家人一样,不管哪位同事请假或是出差,都有人帮他完成当天的工作任务。”
“嗯,这的确是行政部门的优良传统。”刘经理点头道。
“关于这一点我有个小小的建议。”莫菲很小心的说道。
“你接着说。”
“我认为行政部门的工作其实可以按工作内容设置b角。”
“b角怎么讲”
“部门已经将每个人的工作内容也都作了细分,我们每个人负责的事项和工作内容都不大一样,但还是有很多工作是相似的,可以将工作内容相近两位同事结成一组,划分成角和b角。角就是主要负责自己份内的工作,b角则是负责同组同事的工作。如果2个人都在,b角两人各自完成自己的事情即可;如果2个人中有一人请假了,就由另一个人担起当日两个人的工作事务。”
“这样做有什么好处吗”刘经理问。
“这样可以提高工作效率,每个人只用考虑自己手头的工作,还能能避免多人帮请假同事做一件事情而造成的重复劳动。”莫菲答道。
“这个提议很好,那如果当天2人都请假呢”刘经理听了莫菲的建议,自己也在本子上记了笔记。
“这时候就由您出马了,指派第三人来协助处理了。再说了,部门请假的员工并不多,我们部门的员工都很敬业,就是请假了,也都私下里加班完成了自己的工作。而且需要b角处理的工作也只是很紧急的事务,工作量并不大。”莫菲笑着看向刘经理。
“对哦,这样一来,员工请假或是出差就能安心做自己的事情,不用操心自己的工作没人做了。”刘经理真是太满意莫菲的建议了。
“第二,我们部门所有人都习惯将自己的工作都记录日报,也会将第二天的工作计划列好。”
“嗯,这是我要求的,行政部门事务繁杂,不记录好当天的日报,业务部门员工都以为我们没做事情,总以前我们有多闲,我们可是他们的后方力量啊,没有我们维持整个公司行政工作的稳定,拿什么做业务。”刘经理一直不忿业务部对行政部的指手划脚。“作计划多好啊,有计划才会有目标。”刘经理有些得意这一点,毕竟是自己任职后大刀阔斧的整改,这就是其中最重要的一条整改提议。
“这一点,我觉得还可以稍微改进一丁点。好多员工只是单纯的写了日报,将当天做的事情列了出来,但并没有将当日未完成或是需要完善的地方标注出来。第二天又去做其他事情去了,导致后面业务部门要材料时交不出来。”莫菲说完这话后头低得很厉害,感觉自己在告状似的又补充了一句,“我不是说谁真的是这样做的,我只是觉得日报只单纯的列出当日所做的事务,并不能完全保证每件事情都做好了。”
“你指出了痛点啊。”刘经理沉思了一小会。“那就在日报里加一项,每天所做事项,完成打勾,未完成的注明事情完成进度,第二天计划里要继续跟进。你继续说。”
“最后我有个小小的建议。”看着刘经理肯定的眼神,莫菲继续道。“是关于邮箱使用的。”
“哦邮箱使用有什么问题”
“行政部门对外的工作交接主要是通过邮件,内容方面肯定没有问题,我只是建议部门能统一签名,署上自己的名字、电话号码、传真机号码、邮箱和地址,这样业务部门的人如果有什么问题就不用翻看通讯录了,直接通过邮箱上的电话号码就能找到人。而邮件如果是发送给客户的,客户也可以清楚的知道给他发邮件人的信息,从而很方便的找到我们。”
“太好了,莫菲,这样的话,就相当于我们对外就统一了形象。不错不错。”刘红喜欢这样沉稳而又善于思考问题的女孩子,能指出痛点,又能提出解决方法,真的是难能可贵。
“我说得不好的地方,刘经理您千万别介意。”莫菲谦虚道。
“挺好哇,你先去忙吧。”
莫菲离开时帮刘红把门带上了。
“多么聪明的孩子啊。”刘红感叹道,然后从抽屉里拿出调职函,刘红即将升任综合部高级经理,那么行政经理一职就空缺出来了,上面让刘红特色一个接班人选。
刘红细细想了每一个员工的工作表现,莫菲最勤奋,这孩子每天总是第一个到公司的,她会把所有人的工位都擦一遍。同时她也是最晚离开工位的,正如她提到的工作完成情况,她自己会在下班后全部梳理一遍,看看哪些没有做好。在刘红看来,她做所有的事情,都是尽了十二分力气去做。没有人比莫菲更合适做这个接班人,唯一美中不足的,就是莫菲太年轻了,公司比她资深的员工,一抓一大把。
“这孩子能不能震住那些老油条呢”刘红也有些微微担心,人事部调职函再过一个星期就要公开了,下个月1号她就要去综合部任职了。刘红突然作了一个决定,打开邮箱,给行政部全体员工发了两封邮件,一封是莫菲刚提的那三点改进建议,另一封是升莫菲为行政部代职经理,从明日起行政部工作主要由莫菲负责,而刘红,将作为莫菲的带教经理,手把手的教她怎么做。在教的同时,刘红也会将手上所有的工作都交接给莫菲。
收到邮件后,行政部集体炸锅了,有人恭喜莫菲,要莫菲请吃饭。也有人在旁边等着看莫菲的笑话。好些个老员工,懊恼自己在明知刘红要升职的情况下,却没有提前做一下刘红的工作送点礼,探探刘红的口风。要知道,刘红本人其实也不吃这一套的,所以行政部办公室风气是全公司里出了名的好。
莫菲茫然的望着经理室,有些不知所措,但还是当作什么事情都没发生一样做着自己该做的事情。
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